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You are in your first year of studies and hold a passport from a non-EU country? Below you find details on the two-step process you need to follow: 

1) City Registration 

2) Application for Residence Permit

 

Timeline:

Step 1 needs to be completed within 14 days after moving in.

Step 2 depends on your visa: It is recommended to start the process of getting a new residence permit 2 to 3 months before the expiration date of your visa.

In case you entered Germany without a Visa, we recommend to apply for a residence permit as soon as you arrive. However, this must be done at the latest before the expiry of the 90-day visa-free period.  

In case of doubt, you are welcome to send us an email (istudicoach@uni-passau.de) or attend the consultation hours/pre-checks and we will be happy to check the detailed conditions on your Visa.

 

1) City Registration

Within 14 days after moving in to your new home, you have to register your permanent address at the City of Passau.

Find a list of requirement documents and forms here:
https://www.uni-passau.de/en/immigration-formalities/residence-registration.

Watch the video on how to fill the form.

For printouts, you can use the printing machines on campus (top up your Campus Card) or a local copy shop.
 

Where to register?

You have a Visa, German residence permit or EU passport?

Schedule an individual appointment at the Citizens’ Office (2 locations available in Passau). Find more details on how to get an appointment in the announcement "Pending City Registration (for new arrivals or change of address) | Ausstehende Meldung in der Stadt (für Neuankömmlinge oder Umzüge)".

You entered Germany without a Visa and are from a non-EU country or you have a residence permit from another EU country?

Send the registration form with all necessary documents (together in one pdf file) to the Immigration Office/Ausländerbehörde (auslaenderamt@passau.de). They will get back to you with a confirmation and further details once your registration hast been completed.

2) Residence Permit
Typically students talk about "visa extension"; legally speaking you apply for a residence permit.

Find the list of required documents for the application here: https://www.uni-passau.de/en/immigration-formalities/residence-permit-for-international-students-in-germany/.

Form for the first time application.pdf  (German and English).
We have created a video in English showing how to fill the application form.


It is recommended to apply 8-12 weeks before the expiration date of your Visa.

In case you apply later, you might have to wait longer and be limited in travelling and working while you wait. In any case you have to apply before your Visa expires. Applying too late might result in the termination of your residence.

You have two options to submit your application to the Immigration Office Passau:

1. Online via the digital application portal

or

2. Digitally by email (auslaenderamt@passau.de) 

by sending the completed application form and all required documents as  PDF file to the Immigration Office Passau (auslaenderamt@passau.de). You will receive a confirmation once your registration is complete.

Before submitting your application – regardless of which option you chose – you may use the University's pre-check service (Appointment via this profile page).

Within this service, you have the opportunity to get your application documents (on your laptop or tablet or printed) reviewed and to clarify any questions in advance. Use of the pre-check service is voluntary and intended to assist students in preparing their application process.

Tips for effective communication with the Immigration Office:

Please make sure you include your full contact details and date of birth. Always email them from the same address and attach documents in PDF format only. Refrain from sending friendly reminders or status requests. If there is a specific urgency, such as travelling due to personal emergencies or an employer requiring a fiction document, please mention this in your email and attach suitable proof.

Als Studierende im ersten Jahr mit einem Reisepass eines Nicht-EU-Landes, durchlaufen Sie folgendes zweistufiges Verfahren: 

1) Wohnsitzanmeldung 

2) Antrag auf Aufenthaltstitel

 

Zeitplan:

Schritt 1 muss innerhalb von 14 Tagen nach Einzug erledigt werden.

Schritt 2 je nach Laufzeit Ihres Visums: Wir empfehlen, das Verfahren zur Beantragung einer neuen Aufenthaltserlaubnis zwei bis drei Monate vor Ablauf Ihres Visums zu beginnen. Das Gleiche gilt für Studierende, die visumsfrei eingereist sind und alle, die ein Visum für ein Jahr haben.

Wir empfehlen Ihnen, gleich nach Ihrer Ankunft eine Aufenthaltserlaubnis zu beantragen. Spätestens jedoch vor Ablauf der 90-tägigen visumfreien Frist.

Im Zweifelsfall können Sie uns gerne eine E-Mail (istudicoach@uni-passau.de) senden oder die Sprechstunden/Vorabprüfungen besuchen und wir überprüfen gerne die detaillierten Bedingungen für Ihr Visum.

 

1) Wohnsitzanmeldung
Die Meldung muss innerhalb von 14 Tagen nach Einzug in Ihre neue Wohnung erfolgen.

Eine Liste der erforderlichen Dokumente und Formulare für die Anmeldung in der Stadt finden Sie hier:
https://www.uni-passau.de/visum/anmeldung-in-passau
Sehen Sie sich das Video (auf Englisch) zum Ausfüllen des Formulars an.

Für Ausdrucke können Sie die Drucker auf dem Campus (Campus Card aufladen) oder einen lokalen Copyshop nutzen.
 

Wo muss man sich anmelden?

Sie haben ein Visum, eine deutsche Aufenthaltserlaubnis oder einen EU- Reisepass?

Vereinbaren Sie einen individuellen Termin beim Bürgeramt (2 Standorte in Passau verfügbar). Weitere Informationen zur Terminvereinbarung finden Sie in der Ankündigung Pending City Registration (for new arrivals or change of address) | Ausstehende Meldung in der Stadt (für Neuankömmlinge oder Umzüge)“.

Sie sind ohne Visum aus einem Nicht-EU-Land nach Deutschland eingereist oder haben eine Aufenthaltserlaubnis aus einem anderen EU-Land?

Senden Sie das Anmeldeformular mit allen erforderlichen Unterlagen (zusammen in einer PDF-Datei) an die Ausländerbehörde (auslaenderamt@passau.de). Sie erhalten eine Bestätigung, sobald Ihre Anmeldung abgeschlossen ist.

2) Antrag auf Aufenthaltstitel
In der Regel sprechen Studierende von einer „Visumsverlängerung“; rechtlich gesehen beantragen Sie jedoch eine Aufenthaltserlaubnis.

Die Liste der erforderlichen Unterlagen für den Antrag auf eine Aufenthaltserlaubnis finden Sie hier: https://www.uni-passau.de/visum/aufenthaltserlaubnis-fuer-studierende 

Formular für die erstmalige Beantragung (Deutsch und Englisch).
Wir haben ein Video in englischer Sprache erstellt, das zeigt, wie Sie das Antragsformular ausfüllen.

Wir empfehlen die Antragsstellung 8-12 Wochen vor Ablauf zu starten.

Wenn Sie die Aufenthaltserlaubnis erst später beantragen, müssen Sie möglicherweise länger warten und sind während dieser Zeit in Ihrer Reise- und Arbeitsfreiheit eingeschränkt. In jedem Fall müssen Sie den Antrag vor Ablauf Ihres Visums stellen. Eine zu späte Antragstellung kann zur Beendigung Ihres Aufenthalts führen.
 

Sie haben zwei Möglichkeiten, ihren Antrag bei der Ausländerbehörde Passau einzureichen:

1. Online über das digitale Antragsportal

oder

2. Digital per E-Mail (auslaenderamt@passau.de) 

durch Übersendung des ausgefüllten Antragsformulars und der erforderlichen Unterlagen als PDF-Datei an die Ausländerbehörde Passau.

Vor der Einreichung – unabhängig davon, welche der beiden Optionen gewählt wird – können Sie den Vorprüfungsservice der Universität Passau in Anspruch nehmen (Termin über diese Profilseite).

Im Rahmen dieses Services besteht die Möglichkeit, die Antragsunterlagen vorab (auf einem Laptop oder Tablet oder ausgedruckt) prüfen zu lassen und offene Fragen zu klären. Die Nutzung des Vorprüfungsservice ist freiwillig und dient der Unterstützung bei der Vorbereitung des Antragsverfahrens.

Tipps für eine effektive Kommunikation mit der Ausländerbehörde (auslaenderamt@passau.de):

Bitte geben Sie Ihre vollständigen Kontaktdaten und Ihr Geburtsdatum an. Senden Sie E-Mails immer von derselben Adresse und fügen Sie Dokumente nur im PDF-Format bei. Verzichten Sie auf freundliche Erinnerungen oder Statusabfragen. Wenn es sich um einen besonderen Notfall handelt, z. B. eine Reise aufgrund persönlicher Notfälle oder ein Arbeitgeber, der ein Fiktionsdokument benötigt, geben Sie dies bitte in Ihrer E-Mail an und fügen Sie einen entsprechenden Nachweis bei.

Details on renewals:

Form for renewal  ("Antrag auf Verlängerung" in German and English in section "Formulare")
We have created a video in English showing how to fill the application form (for first-time applications; but it's mostly the same).

Find the list of required documents for the Residence Permit application here: https://www.uni-passau.de/en/immigration-formalities/residence-permit-for-international-students-in-germany/

Please make sure to provide a biometric picture fulfilling these requirements (not older than three months): BMI Passbildschablone_Erwachsene.pdf

In case you need a letter from the Immigration Office to renew your blocked account or change it, we can request that for you. Please send an e-mail containing the following details to istudicoach@uni-passau.de: 

your full name, 
date of birth, 
name of the bank you use for the blocked account and where it is located,
overall amount to be blocked,
monthly withdrawal amount,
number of months, 
time period, e. g. March 2025 until February 2026. 
 

Please be aware that we cannot take any responsibility for the response time. 

 

Please note that the final submission to the Immigration Office (Ausländerbehörde) must be done digitally either: 

1. Online via the digital application portal

or

2. Digitally by email (auslaenderamt@passau.de) 

by sending the completed application form and all required documents as one PDF file to the Immigration Office Passau (auslaenderamt@passau.de). 

Before submitting your application – regardless of which option you chose – you may use the University's pre-check service (Appointment via this profile page).

Within this service, you have the opportunity to get your application documents (on your laptop or tablet or printed) reviewed and to clarify any questions in advance. Use of the pre-check service is voluntary and intended to assist students in preparing their application process.

We do not forward applications for purposes of stay after your studies. However you can discuss this change with us during the pre-check and find the List of documents for Blue Card applications (including "Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis") on the website of the Welcome Centre.
 

General advice:
Start the process several weeks before the expiration date as processing times are around three months. 
When communicating with Foreigners' Office you need a lot of patience. To improve communication, please, make sure to include your full contact details as well as your date of birth; always mail them from the same e-mail address and refrain from friendly reminders. Any files you share with them need to be in PDF and decent scan quality especially if you do them with your smartphones.
Also, in case there is a specific urgency, like an employer requiring a fiction document, mention this in your e-mail or application through the pre-check service and attach a suitable proof too.

Thank you for your collaboration.

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Hier finden Sie das Details für Verlängerungen:

Die Liste der notwendigen Dokumente zur Verlängerung Ihres Aufenthaltstitels finden Sie hier: https://www.uni-passau.de/visum/aufenthaltserlaubnis-fuer-studierende/
Wir leiten Ihre Unterlagen nur weiter, wenn Sie vollständig sind. 

Formular für Verlängerung (zweisprachig)
Wir haben eine Anleitung als Video auf Englisch aufgenommen, in dem Sie sehen, wie das Formular auszufüllen ist (für den Erstantrag; der Großteil der Felder ist allerdings identisch).

Bitte bringen Sie ein aktuelles (nicht älter als drei Monate) biometrisches Bild, das die folgenden Voraussetzungen erfüllt, mit: BMI Passbildschablone_Erwachsene.pdf

Falls Sie für die Verlängerung oder Änderung Ihres Sperrkontos ein Schreiben von der Ausländerbehörde benötigen, können wir das für Sie beantragen. Schicken Sie dafür eine Nachricht mit folgenden Daten an istudicoach@uni-passau.de: 
Vollständiger Name, 
Geburtsdatum, 
Name und Sitz der Bank, die Sie für das Sperrkonto nutzen, 
Gesamtbetrag, 
monatlich abzurufender Betrag, 
Anzahl der Monate, Zeitraum, z. B. März 2025 bis Februar 2026. 
 

Bitte beachten Sie, dass wir keine Verantwortung für die Bearbeitungszeit übernehmen. 
 

Bitte beachten Sie, dass die endgültige Einreichung bei der Ausländerbehörde digital erfolgen muss – entweder 

1. Online über das digitale Antragsportal

oder

2. Digital per E-Mail (auslaenderamt@passau.de) 

durch Übersendung des ausgefüllten Antragsformulars und der erforderlichen Unterlagen als eine PDF-Datei an die Ausländerbehörde Passau.

Vor der Einreichung – unabhängig davon, welche der beiden Optionen gewählt wird – können Sie den Vorprüfungsservice der Universität Passau in Anspruch nehmen (Termin über diese Profilseite).

Im Rahmen dieses Services besteht die Möglichkeit, die Antragsunterlagen vorab (auf einem Laptop oder Tablet oder ausgedruckt) prüfen zu lassen und offene Fragen zu klären. Die Nutzung des Vorprüfungsservice ist freiwillig und dient der Unterstützung bei der Vorbereitung des Antragsverfahrens.

Weitere Tipps:
Planen Sie genug Zeit für die Antragstellung ein. 
Wenn Sie mit der Ausländerbehörde kommunizieren, nutzen Sie bitte immer die gleiche E-Mail-Adresse und geben Sie Ihre vollständigen Kontaktdaten inklusive Geburtsdatum an. Wir bitten Sie keine Erinnerungsmails zu schreiben, außer es gibt neue Informationen.  Schicken Sie ausschließlich PDF-Dokumente und achten Sie auf Scans in Büroqualität, auch wenn Sie diese mit dem Smartphone machen.
Falls Ihre Anfrage dringlich ist, z. B. weil Ihr Arbeitgeber die Bescheinigung über die Fiktionswirkung verlangt, geben Sie das in Ihrer Nachricht oder während der Vorprüfung unbedingt an und legen Sie geeignete Nachweise vor. 
Danke für Ihre Kooperation.

Does your bank/service provider require a letter to create a new blocked account or change the monthly withdrawal amount? Please send an e-mail containing the following details to istudicoach@uni-passau.de (you can follow this link to create the e-mail in your mailing app):

***

Full name of the applicant/ Name der antragstellenden Person:

Date of birth/ Geburtsdatum:

Name of the bank/ Name der Bank:

City of the bank / Ort der Bank:

Overall blocked amount / Gesamtbetrag:

Amount for monthly withdrawal / monatlich abrufbarer Betrag:

Duration from until /Gültigkeitsdauer von bis:

***

We will forward your little from to the Immigration Office who sends you the letter via e-mail.

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Benötigen Sie ein Schreiben für die Bank oder den Anbieter, um Ihr Sperrkonto zu verlängern oder den monatlichen verfügbaren Betrag anzupassen?

Bitte schicken Sie uns eine Mail mit den folgenden Angaben (oder folgen Sie dem Link, um die Nachricht direkt in Ihrem Mailprogramm zu verfassen):

***

Full name of the applicant/ Name der antragstellenden Person:

Date of birth/ Geburtsdatum:

Name of the bank/ Name der Bank:

City of the bank / Ort der Bank:

Overall blocked amount / Gesamtbetrag:

Amount for monthly withdrawal / monatlich abrufbarer Betrag:

Duration from until /Gültigkeitsdauer von bis:

***

Wir leiten den Fragebogen an die Ausländerbehörde weiter, die Ihnen dann ein PDF an die angegebene E-mail schickt.

Are you about to finish your studies and will have to change your purpose of stay as you are going to be exmatriculated by the end of the semester or want to start a full-time position?

There are two scenarios:

1. You are still looking for a qualified job: §20 (1) 1 AufenthG allows you to search for job during 18 months after graduating from a university in Germany.
2. You already have job contract or binding job offer: Apply for a residence permit for the purpose of work according to §18b or §18g (Blue Card EU) based on a degree certificate from the University of Passau or a recognized foreign degree.

You can find the list of required documents here: https://www.uni-passau.de/en/welcome-centre/international-academics/auslaenderbehoerde

Further information, e.g. on the recognition of foreign university degrees, can be found on this official portal: https://www.make-it-in-germany.com/

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Stehen Sie kurz vor dem Abschluss Ihres Studiums und müssen Ihren Aufenthaltszweck ändern, weil Sie zum Ende des Semesters exmatrikuliert werden oder eine Vollzeitstelle antreten möchten?

Es gibt zwei Szenarien:

1. Sie sind noch auf der Suche nach einer qualifizierten Stelle: §20 (1) 1 AufenthG erlaubt Ihnen, nach Ihrem Abschluss an einer deutschen Hochschule 18 Monate lang eine Stelle zu suchen.
2. Sie haben bereits einen Arbeitsvertrag oder ein verbindliches Stellenangebot: Beantragen Sie eine Aufenthaltserlaubnis zum Zweck der Arbeitsaufnahme gemäß § 18b oder § 18g (EU-Blue Card) auf Grundlage eines Abschlusszeugnisses der Universität Passau oder eines anerkannten ausländischen Abschlusses.

Die Liste der erforderlichen Unterlagen finden Sie hier: https://www.uni-passau.de/en/welcome-centre/international-academics/auslaenderbehoerde

Weitere Informationen, z. B. zur Anerkennung ausländischer Hochschulabschlüsse, finden Sie auf diesem offiziellen Portal: https://www.make-it-in-germany.com/